Privacyverklaring - Payrollcentre | detacheringsbureau

Privacyverklaring Payroll Centre Alberts B.V.

Inleiding

Als belangrijke speler op de arbeidsmarkt verwerken wij dagelijks persoonsgegevens van onze relaties, hierover willen wij u graag inhoudelijk informeren.

Een belangrijk doel van de AVG is om burgers duidelijkheid te geven over welke gegevens van hen worden verzameld. De wet geeft de burgers tevens de mogelijkheid daartegen bezwaar aan te tekenen.

Middels deze privacyverklaring informeert Payroll Centre Alberts B.V. (hierna: Payroll Centre) haar (potentiële) payroll- en uitzendmedewerkers, sollicitanten, freelancers, zzp-ers, flexwerkers, (medewerkers van) opdrachtgevers, (medewerkers van) intermediairs, deelnemers van klanten of andere personen over de persoonsgegevens die worden verwerkt bij de uitvoering van de dienstverlening van Payroll Centre. Deze privacyverklaring is dan ook van toepassing op alle aan Payroll Centre gelieerde vennootschappen en alle activiteiten die onder een (andere) handelsnaam worden aangeboden.

1. Gegevens van (potentiële) Payroll- en uitzendmedewerkers

1.1 Welke persoonsgegevens verwerkt Payroll Centre van (potentiële) payroll- en uitzendmedewerkers?

Payroll Centre verwerkt van haar (potentiële) payroll- en uitzendmedewerkers (hoofdzakelijk) de volgende gegevens:

NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats;
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, evt. postadres;
Overige persoonsgegevens: nationaliteit, geboortedatum (leeftijd) en -plaats, geslacht, burgerlijke staat;
Werkverleden: curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens;
Financiële gegevens: IBAN;
Identiteitsgegevens: (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning;
Beschikbaarheid: gegevens over beschikbaarheid, verlof en verzuim, gegevens over gewerkte uren;
Contactmomenten: om een goede dienstverlening mogelijk te maken worden contactmomenten via telefoon en e-mail geregistreerd;
Toegangsgegevens: wanneer er een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web-portals, worden deze gegevens eveneens door Payroll Centre verwerkt;
Het verwerken van ‘IP adressen en ‘User Agent’.

In sommige gevallen worden meer gegevens verwerkt, bijvoorbeeld ten behoeve van een reïntegratietraject, bij de uitvoering van een loonbeslag of bij de afhandeling van een juridisch conflict. Uitgangspunt blijft dat Payroll Centre niet meer gegevens verwerkt dan noodzakelijk in de betreffende situatie.

Bijzondere persoonsgegevens

Payroll Centre verwerkt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover hier expliciet toestemming voor is gegeven, of als daarvoor een (andere) wettelijke grondslag bestaat.

De bijzondere gegevens die Payroll Centre verwerkt betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden van een identiteitsbewijs, waarvan Payroll Centre op grond van de wet een kopie moet maken als iemand voor Payroll Centre gaat werken. Daarnaast kan Payroll Centre bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot de gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Payroll Centre doet dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, zoals neergelegd in diverse wet- en regelgeving (social return). Dit betreft bijvoorbeeld personen die (zonder re-integratieondersteuning) niet of moeilijk aan werk komen.

Tot de bijzondere persoonsgegevens die aan Payroll Centre worden verstrekt, hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor (de uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Hieronder wordt mede verstaan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, verwerkers, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.

Nieuwsbrief payroll- en uitzendmedewerkers

Wij willen je graag op de hoogte houden van nieuwe en ontwikkelingen binnen onze organisatie en met betrekking tot jouw dienstverband, daarom krijgen alle medewerkers van tijd tot tijd een nieuwsbrief speciaal voor onze medewerkers. Om te weten of de nieuwsbrief wordt gelezen houden wij bij of de nieuwsbrief wordt geopend en of er op links in de nieuwsbrief wordt geklikt. Je kan je via een link onderaan iedere nieuwsbrief afmelden voor de nieuwsbrief, maar wellicht dat je dan (belangrijke) informatie mist.

1.2 Freelancers

Wordt er gebruik gemaakt van de diensten van Payroll Centre als freelancer/ZZP-er? Dan gaat Payroll Centre op dezelfde wijze met gegevens om als met die van reguliere payroll- en uitzendmedewerkers. Payroll Centre registreert alleen relevante aanvullende informatie als bijvoorbeeld een Kamer van Koophandel nummer.

1.3 Waarom gebruikt Payroll Centre deze persoonsgegevens van (potentiële) payroll- en uitzendmedewerkers?

Payroll Centre verwerkt de onder 1.1 genoemde persoonsgegevens om een goede uitvoering te kunnen geven aan de tussen de betrokkene (werknemer) en Payroll Centre gesloten arbeidsovereenkomst. Daarnaast gebruikt Payroll Centre de gegevens om de overeenkomst uit te voeren die gesloten is met de opdrachtgever (de materieel werkgever of intermediair). De opdrachtgever ontvangt gegevens die nodig zijn voor de praktische invulling van de overeenkomst (bijvoorbeeld naam en contactgegevens). Daarnaast kan de opdrachtgever gegevens ontvangen die nodig zijn in het kader van het beperken van de inlenersaansprakelijkheid.

1.4 Gebruik door derden

Payroll Centre deelt gegevens in bepaalde gevallen met opdrachtgevers en leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die Payroll Centre heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers en een ingeschakelde bedrijfsarts). Gegevens worden enkel gedeeld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene (de werknemer) en de overeenkomst met de opdrachtgever. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met derden om ondersteuning te bieden bij de uitvoering van de werkzaamheden bij de opdrachtgever. Denk daarbij aan het aanvragen van certificaten en toegangspassen tot de werkplaats. Ook kan het voorkomen dat de opdrachtgever gegevens gebruikt voor het uitvoeren van een antecedenten onderzoek. Payroll Centre kan gegevens ook verstrekken aan derden, indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van de betrokkene heeft gekregen.

2. Gegevens van opdrachtgevers en intermediairs

2.1 Welke persoonsgegevens verwerkt Payroll Centre van opdrachtgevers en intermediairs?

Payroll Centre verwerkt onder meer de volgende gegevens van opdrachtgevers en intermediairs:

NAW-gegevens: (zakelijk) naam, adres en vestigings-/woonplaats;
Contactgegevens: e-mailadres en andere gegevens voor het onderhouden van de relatie;
Positie bij de opdrachtgever: functie- en contactgegevens;
Kamer van koophandel gegevens;
Financiële gegevens;
Contactmomenten: om een goede dienstverlening mogelijk te maken worden contactmomenten via telefoon, e-mail en in het interne (CRM) systeem van Payroll Centre geregistreerd;
Toegangsgegevens: wanneer er een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web-omgevingen, portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door Payroll Centre verwerkt.

2.2 Waarom gebruikt Payroll Centre deze persoonsgegevens van opdrachtgevers en intermediairs?

De onder 2.1 genoemde gegevens van opdrachtgevers worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

om gebruik van dienstverlening van Payroll Centre mogelijk te maken en/of om de werkwijze en systemen van de opdrachtgever/intermediair op die van Payroll Centre aan te laten sluiten;
om met de opdrachtgever/intermediair een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;
om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
om te kunnen informeren over de dienstverlening van Payroll Centre en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om aanbiedingen te kunnen doen;
om toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van besloten webomgevingen en portals van Payroll Centre;
om kredietwaardigheid te beoordelen; – om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.

3. Gegevens van sollicitanten

3.1 Welke persoonsgegevens verwerkt Payroll Centre van sollicitanten?

Payroll Centre verwerkt van haar sollicitanten (hoofdzakelijk) de volgende gegevens:

NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats;
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, evt. postadres;
Overige persoonsgegevens:, geboortedatum en –plaats en geslacht;
Werkverleden: curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens;
Beschikbaarheid: gegevens over beschikbaarheid en verlof;
Contactmomenten: om een goede dienstverlening mogelijk te maken worden contactmomenten via telefoon e-mail en in het ATS systeem van Payroll Centre geregistreerd;
Toegangsgegevens: wanneer er een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web-portals, worden deze gegevens eveneens door Payroll Centre verwerkt.

Andere gegevens die belangrijk zijn in het kader van de beoordeling van de sollicitant, te weten: referentie(s) en getuigschrift(en).

3.2 Waarom gebruikt Payroll Centre deze persoonsgegevens van sollicitanten?

Payroll Centre verwerkt de onder 3.1 genoemde persoonsgegevens om een goede uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsbemiddeling tussen de betrokkene (werknemer) en de opdrachtgevers van Payroll Centre. Daarnaast gebruikt Payroll Centre de gegevens om de overeenkomst uit te voeren die gesloten is met intermediairs.

3.3 Gebruik door derden

Payroll Centre deelt gegevens met haar opdrachtgevers. Gegevens worden enkel gedeeld in het kader van de uitvoering van de dienst en/of het bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Ook kan het voorkomen dat de opdrachtgever gegevens gebruikt voor het uitvoeren van een antecedenten onderzoek. Payroll Centre kan gegevens ook verstrekken aan derden, indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van de betrokkene heeft gekregen.

4. Bewaartermijn

Payroll Centre bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en ter zake de geldende wet- en regelgeving. Als werkgever bewaart Payroll Centre gegevens zolang de werknemer bij haar in dienst is. Daarna is Payroll Centre wettelijk verplicht om een deel van de gegevens tot 7 jaar na einde dienstverband te bewaren. Het systeem wordt jaarlijks opgeschoond. Indien het een sollicitant betreft en de sollicitatieprocedure negatief is afgelopen, zal Payroll Centre nadien de gegevens gedurende één jaar bewaren. Deze gegevens worden bewaard om een eventueel ander passend aanbod te doen aan de sollicitant. Het systeem wordt jaarlijks opgeschoond en na afloop van de bewaartermijn van één jaar (indien geen toestemming voor verlenging) worden de gegevens automatisch verwijderd.

5. Rechten op basis van de privacywetgeving

(potentiële) payroll- en uitzendmedewerkers, sollicitanten, freelancers, zzp’ers, flexwerkers, (medewerkers van) opdrachtgevers, (medewerkers van) intermediairs, deelnemers van klanten of andere personen hebben het recht op inzage in de eigen gegevens. Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen, hebben zij het recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken. Veel van de gegevens die Payroll Centre heeft, kunnen bekeken en/of aangepast worden via het portal van Payroll Centre. Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als Payroll Centre de gegevens nog nodig heeft). In dat geval zal Payroll Centre motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.

6. Recht om een klacht in te dienen

Payroll Centre gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Mocht er een tip of klacht voorkomen over de wijze waarop Payroll Centre omgaat met persoonsgegevens, dan wordt er verzocht om dit te melden aan de Functionaris Gegevensbescherming van Payroll Centre, zie artikel 11. Hij/zij kan de tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. Ook geldt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Payroll Centre heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van Payroll Centre) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een overeenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.

8. Herkomst van gegevens

Gegevens over de (potentiële) Payroll- en uitzendmedewerkers en/of sollicitanten worden verkregen van (medewerkers van) de opdrachtgever, (medewerkers van) de intermediair of van de werknemer. De (medewerkers van de) opdrachtgever of (de medewerkers van de) intermediair verstrekt doorgaans contactgegevens zodat Payroll Centre de werknemer kan benaderen voor aanvullende gegevens en het sluiten van een arbeidsovereenkomst. De werknemer verstrekt doorgaans gegevens om te reageren op een vacature van een opdrachtgever van Payroll Centre. Payroll Centre zal in dat kader sommige gegevens doorgeven aan de opdrachtgever ten behoeve van de arbeidsbemiddeling. In sommige gevallen levert de opdrachtgever meer dan de contactgegevens aan. De opdrachtgever zal toestemming vragen voordat hij deze aanvullende gegevens verstrekt. Indien er tijdens of na het dienstverband gegevens uitgewisseld worden tussen de opdrachtgever en Payroll Centre, bijvoorbeeld over het functioneren of anderszins in het kader van een re-integratietraject of (dreigend)juridisch conflict, dan wordt er geen toestemming gevraagd. Deze uitwisseling geschiedt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Payroll Centre en de opdrachtgever.

9. Website

Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites verwerkt. De website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Wel verzamelt Payroll Centre bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van haar websites, zoals het IP-adres van uw computer, user agent, het type browser waarvan gebruik wordt maakt, de datum en tijd van toegang tot de website, de regio van waaruit de website wordt bezocht, de website via welke op de site van Payroll Centre is gekomen, de pagina’s en onderdelen van de website die die wordt bezocht en welke informatie er wordt bekeken. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website af te stemmen op de wensen en de behoeftes van de bezoekers van onze website. Zie voor meer informatie over de cookies die Payroll Centre gebruikt het Cookieoverzicht op de pagina Privacy Statement.

10. Wijzigingen

Payroll Centre behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij bevelen aan om regelmatig deze privacyverklaring te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.

11. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Payroll Centre heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die benaderd kan worden voor opmerkingen, vragen en klachten. De Functionaris Gegevensbescherming is te bereiken via de mail info@payrollcentre.nl of per post, Mizar 2, (7891 VE) te Klazienaveen t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.